Geschreven op
21/5/2020

Voordelen van moderne OCR technieken voor bedrijven

Sinds de start van OCR in 1990 heeft de techniek een lange weg afgelegd. OCR is beter geworden in het onderscheiden van talen en symbolen, maar is ook in staat om de oorspronkelijke lay-out, lettertypen en tepelgrootte van uw documenten opnieuw te creëren.

Veel bedrijven maken daarom gebruik van software die OCR combineert met andere intelligente functies, waarmee je gegevens uit fotokopieën van document kan halen. De informatie wordt omgezet in een database waardoor het bruikbaar en beschikbaar is voor digitale platformen.

Moderne OCR-methoden kunnen een breed scala aan kleuren herkennen en ze kunnen het verschil zien tussen de achtergrond van het document en de inhoud ervan. Ze ontwijken, verwijderen verdwaalde stippen en markeringen en gebruiken zelfs 3D-beeldcorrectie, zodat ze beelden met een lage resolutie van smartphonecamera's kunnen verwerken, van het internet worden gehaald en zelfs via fax in de organisatie komen.

Talloze bedrijven vertrouwen op OCR om gegevens uit bedrijfsdocumenten vast te leggen en te verwerken, en met goede reden. OCR wordt gebruikt om te voldoen aan bedrijfsdoelstellingen, zoals print on demand of online publishing initiatieven waar de wens is om de noodzaak van papier te verminderen.

OCR kan gebruikt worden voor:

  • Het versnellen van uw workflow papierwerk te verminderen en documenten toegankelijk te maken voor elektronische verwerkingen.
  • Het verlagen van de verborgen kosten van handmatige gegevensinvoer. Dit zorgt voor meer winst en een betere productiviteit.
  • Verbeteren van de nauwkeurigheid, door het verminderen van menselijke fouten bij handmatige invoer.
  • Optimaliseren van uw klantenservice doordat u de informatie altijd bij de hand hebt.
  • Verbeterde beveiliging van uw documenten door het gebruik van digitale technieken zoals encryptie

Enkele OCR praktijk voorbeelden

Postkamer automatisering

Grote bedrijven maken gebruik van OCR om op grote schaal hun post te automatiseren. Binnenkomende documenten worden geanalyseerd, gesorteerd en verzonden naar het desbetreffende team. Belangrijke gegevens worden geïndexeerd waardoor de systemen die de teams ondersteunen de data razendsnel kunnen weergeven. Door het uitlezen van de gegevens kan direct de juiste digitale beveiligingstechniek worden toegepast.

Factuur automatisering

Bedrijven van elke omvang scannen papieren facturen of importeren elektronische documenten in hun systemen. De geëxtraheerde gegevens worden automatisch gevalideerd om nauwkeurigheid te garanderen en een goede categorisering mogelijk te maken. Van daaruit kan het worden overgebracht in een boekhouding of financieel systeem dat het nodig heeft, waardoor het beter en efficiënter wordt.

Formulier automatisering

Net als bij factuurautomatisering stelt formulierautomatisering bedrijven in staat om de verwerking van formulieren te automatiseren door papieren formulieren te scannen en elektronische formulieren in hun systemen te importeren. De gegevens worden gevalideerd voor nauwkeurigheid. En de digitale formulieren, evenals alle relevante bijlagen, kunnen worden geëxporteerd naar het document management systeem van de organisatie, waar ze kunnen worden gevolgd en opgeslagen.

Informatie ophalen

Een van de belangrijkste voordelen van OCR voor bedrijven is het maken van een doorzoekbare PDF-bestand. Bedrijfssystemen maken gebruik van OCR-software die papieren documenten en pdf-bestanden met alleen afbeeldingen kan omzetten in doorzoekbare bestanden. Doorzoekbare PDF- bestanden zijn vergelijkbaar met normale PDF-bestanden, behalve dat ze naast de gescande bitmapafbeelding van uw papieren document ook een onzichtbare overlay bevatten met doorzoekbare tekst. Hiermee u uw digitale bestandssysteem gebruiken als doorzoekbare database om zoekwoorden, namen en zinnen te vinden die u kunnen helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Deze voorbeelden tonen aan dat de OCR-functionaliteit en de elektronische documenten die het creëert tegenwoordig een onmisbaar onderdeel zijn in het DNA van een moderne organisatie.

Nieuwsgierig hoe wij je kunnen helpen?

Wij denken graag mee hoe we jouw bedrijf verder kunnen optimaliseren.

Contacteer ons
Liever direct telefonisch contact?

Wij denken graag mee hoe we jouw bedrijf verder kunnen optimaliseren.

Bel +32 3 663 46 56